Exemplu de abordare / parcurs

Referitor la CUM se poate realiza o dezvoltare organizationala care sa aiba si un sistem de Managementul Performantei – exista foarte multe dezbateri si discutii.

Echipa COMPASS va recomanda:
a) numiti 1-3 oameni din organizatia dvs. ca responsabili cu acest proiect
b) organizati un eveniment in cadrul firmei de 2-6 ore, in care o echipa de consultanti [terti obiectivi] sa va faca o prezentare (exploratorie) legata de aceste subiecte
c) acest tip de proiect implica suite de schimbari organizationale, pe termen mediu si lung. Este complex. Nu este recomandat sa incepeti cu asa ceva daca nu aveti deja o suita de succese cu proiecte mai mici


Din punct de vedere al lucrului cu consultantii, functie de nivelul dvs. de motivatie si organizare, in urma unei analize se poate incepe din diferite puncte (si moduri) si avansa cu viteze foarte diferite.

Insa pentru a crea/pastra un “mister”, in loc de nimic, va prezentam o posibila schita de abordare (demers), care insa de la caz la caz poate sa fie foarte diferita.

Cateva dintre ETAPELE de parcurs:

0	0] Evaluarea nevoilor si prioritatilor organizationale a) Tools-uri: a1) chestionar de auto-evaluare (gratuit) [trimis la cerere] a2) participarea la un workshop pe aceste teme [240 lei/persoana – timp de 6 ore] {vezi link} b) scurte misiuni derulate de COMPASS si terminate cu rapoarte + prezentare in fata echipei de management - www.compass.ro/referinte . b1) misiune de tip DA {vezi link} b2) re: procese organizatie [raport de audit: grad de detaliere/completitudine, adecvare forma, relevanta // recomandari // cateva schite de planuri de actiune] b3) re: activitati (inventar) si corelare cu alocarea/repartizarea  per angajati [3 tipuri de rapoarte, functie de gradul de detaliere dorit – pana la evaluarea gradului de ocupare/utilizare]
1	1] DDE / SF = Directia Dorita de Evolutie (sau Starea Finala) [a se vedea formularul!]  (functie de valori si/sau durata previzionata a "sistemului" considerat) => 1a) identificare/definire/constientizare: nevoi primare (cele mai puternice) [B] sau oportunitati [A] 1b) viziune->misiune (individuala si apoi organizationala) a1) Value Proposition (sau beneficii pt client): 5-20 pagini care sa contina o (re)formulare actualizata, structurata (dar totusi simpla si clara) pentru cei vizati a directiei/finalitatii urmarite. Credibila (pentru ca trebuie sa prezinte valorile si abordarile acceptabile, precum si modul in care vor fi asigurate resursele necesare). Reformularea (de tip PDCA) a principalelor obiective (cel putin pe categoriile/directiile balance-scorecard: clienti, procese interne, crestere, financiar). a2) Criterii (prin care evaluezi cand poti trece trece la urmatorul nivel): Materialul in cauza, nu mai poate fi completat (cu elemente relevante) de catre cei de la care s-a lucrat (furnizare de date) si care au participat si la suita de reformulari, care a implica intelegerea demersului si au putut sa (isi) clarifice multe concepte si corelatii (interdependente). a3) Livrabile (ce asigura COMPASS la acest pas): - un document final structurat (al carui cuprins este prezentat – la cerere – de COMPASS) - asistenta (individuala sau organizationala) de-a lungul procedului: cei in cauza afla / constientizeaza / decid-aleg + construiesc singuri / optimizeaza / bugeteaza resursele si inteleg nevoile de control si ajustare a4) Referinte (recomandari): Trust EuroTherm SA, UTI SA, Fresco Proiect SRL b1) Durata (pentru acest pas) / Pret [interval]: 40-80 ore (individual) si  b2) Resurse (necesare pt pasul curent), - la nivel individual: bibliografia recomandata / timp: intre 40-200 ore / b21) competente necesare la nivel individual (cei implicati): competente: analiza / sinteza – conceptualizare / scriere structurata / rezolvarea conflictelor (interne) / experienta - capacitate de cuantificare b22) (alte) resurse/sisteme (hardware, software, tools, informatii, rapoarte etc) - la nivel individual: calculator (de fapt doar un sistem de notare, pentru un livrabil ce va fi foarte mult reformulat) - la nivel organizational: ansamblu de informatii relevante despre organizatie si mediul extern / un program de training care sa asigure nivelul de KSA necesar pentru o astfel de abordare / nivel adecvat de motivare / un moderator-trainer-consultant cu multa experienta / sprijinul top – managementului (sau actionarilor) c1) Bibliografie (colectie de link-uri): (la nivel individual) => Stephen Covey: 7 pasi catre eficienta (la nivel individual si organizational) => TPS d) ToDo / Next Steps / Action Plan (Ce aveti de facut): - (la nivel individual) => Sa ai un material scris in care sa ai identificate toate rolurile tale, cele in care vrei sa performezi, indicatori + tinte + planuri de actiune asociate, un sistem care sa iti asigure crestere si motivare sustenabila + un sistem de autocontrol + autoschimbare - (la organizational) => Viziune->Misiune->BSC-> criteria – tinte – planuri + …
2	2] Un instrument (cu format uzual) de reprezentare a “subiectului” (individ sau colectiv sau organizatie), care va opera intr-un context / mediu / piata. Nota: "subiectul" (care reprezinta mijlocul) evolueaza in cadrul unui mediu (extern). Acestea doua (“subiectul” si “mediul”) trebuiesc prezentate (ca perimetru/cadru/sistem/etc) si interdepedentele lor planificate/cuantificate la un grad de detaliere “adecvat”: 2a) subiect (cu resursele + regulile/procedurile/etc - gen: ROI + ROF + procese etc) 2b) mediu (gen PESTLE, pozitionari corelate - mixuri de produse/marketing/promovare etc, campuri de forte gen Porter, grupari de LoB gen BCG etc) +++ a1) Value Proposition (sau beneficii pt client): Oricare din urmatoarele tipuri de documentatii (urmatoarele le contine pe toate precedentele): 8-16 pag: Studiu de oportunitate 20-80 pag: Studiu de prefezabilitate (cel mult studiu de oportunitate – pe partea tehnica) 40-200 pag: Studiu de fezabilitate (cel mult studio de pre-fezabilitate pe parte tehnica) 120-2000 pag: Plan de afaceri (studiu/proiect tehnic – cu detalii operationale) Contine urmatoarele: Recomandari, apreciere a performantelor financiare, context/impact in piata, riscuri, recomandari, alte aspecte (in anexe). Odata cu cresterea complexitatii, se poate opta si pentru una din modalitatile uzuale de structurare (organizare) a materialului (informatiilor): UNIDO, World Bank, EBERD, HG 28/2008, etc De regula, COMPASS realizeaza modelarile economico-financiar-fiscale (cu scenarii), reprezentari si eventual modelari ale pietei (partea de modelare tehnica, este realizata cu experti externi din Registrul national al expertilor www.experts.ro – creat in 2000 tot de COMPASS si care are circa 660 de membri din circa 60 de industrii / domenii). a2) Criterii (prin care evaluezi cand poti trece la urmatorul nivel): Materialul rezultat, poate fi citit de o terta parte si (la gradul de generalitate convenit) nu mai sunt necesare alte clarificari. Intrebarile care se pun sunt de regula din zonele: modalitati de finantare, operational (detalii), asigurare management, management al riscurilor etc. a3) Livrabile (ce asigura COMPASS la acest pas): - o documentatie structurata pe un cuprins propus initial de COMPASS si agreat cu clientul a4) Referinte (recomandari): peste 80 de astfel de documentatii {vezi link} http://www.compass.ro/ro/sectiune.php?s=672&lob_key=4D&ind_key=Alege&key_search=&bd=&op=Cauta b1) Durata (pentru acest pas): 40 – 800 de ore / Pret [interval]: 500 – 80.000 Euro b2) Resurse necesare: - suite/ansamblu de informatii asigurare pe baza de cereri de date – transmise de catre COMPASS - asigurarea unei echipe de proiect (minim: un project manager – prin care sa se obtina informatiile necesare) c1) Bibliografie (colectie de link-uri): Metodologiile (cu cuprinsurile mininale ale livrabilelor): UNIDO, World Bank, EBRD, HG 28 / 2008 d) ToDo / Next Steps / Action Plan (Ce aveti de facut): 1) contactare COMPASS: care va va trimite un formular cu info minimale de completat despre proiectul dvs. (aceste info permit COMPASS sa pregateasca o propunere de agenda si apoi o intalnire clarificatoare) 2) o intalnire gratuita de circa 30-60 minute, in care se exploreaza detaliile relevante 3) contract > lucru > livrare 4) (optional) asistenta cu ocazia prezentarilor/negocierilor cu diferiti factori (investitori, banci, actionari etc)
3	3] gradul de detaliere a etapelor anterioare (dar si a competentelor dintr-o organizatie in crestere normala), limiteaza puternic capacitatea de asigurare a performantei (in mod sustenabil). De regula, consultanti identificat nevoi/limitari organizationale ce necesita (re)definiri (mult mai complete) a proceselor (activitati repetitive) si a proiectelor (activitati unice) de implementat. De-a lungul acestui proces, activitatile organizatiei vor deveni mai bine descrise si cuantificate, fara insa a deveni prea consumatoare de timp/costisitoare (de-a lungul principiului “ ce nu poti cuantifica – nu poti administra”).  Motiv pentru care este necesar una sau mai multe din urmatoarele interventii / servicii specializate: ACTIVITATI (analiza / inventariere / reformulare / normare / analiza proces de alocare – delegare / riscuri / recomandari cu specificarea a 2-4 proiecte de itnerventie) … => sistem de gestionare profesionist … PROCESE … (reformularea structurata / riguroasa / … => sistem de gestionare profesionist … Dezvoltarea (sau re-conceperea) unor sub-sisteme suport, critice pentru avansarea catre MP: - Intranet - platforma software pentru managementul si stocarea datelor (ex: Sharepoint) - learning & knowledge management - sisteme de propuneri (suggestion sistems) - bugete (centre de cost / venituri / profit) - dezvoltarea (restructuarea) unor functii / departamente (catre nivelul minim de organizare, care sa permita introducerea primului set minimal de KPI si raportari periodice de performanta * Astfel, la sfarsitul acestei etape, rezulta un set de “parti” ale organizatiei ce au inregistrat imbunatatiri, insa disfunctiile dintre o parte de  procese (si/sau colective/departamente), este posibil a se fi pastrat, sau transformat sau chiar acutizat (in special pe termen scurt). De aceea, managementul schimbarilor (si comunicarii aferente) si mai ales certitudinea/siguranta trecerii la etapa urmatoare – trebuiesc asigurate si pregatite din timp si detaliat.
4	Este posibil ca suita (cumulul) de schimbari necesare (convenite) sa reprezinte/necesite un “salt” care in fond sa reprezinte chiar o schimbare a modelului afacerii organizatiei dvs. 4a) Totusi, asa ceva nu se recomanda a se incerca (chiar daca este documentat in detaliu si chiar realizat cu succes de alte organizatii), pana cand nu se realizeaza macar cateva verificari/teste in organizatie. 4b) Pana la atingerea acestui stadiu, este necesar a se fi asigurat/acumulat si pregatirea/alinierea personalului la urmatorul nivel minim: 4b1)competente minime de verificat (la un numar minim de persoane cheie – implicate in process): comunicare, leadership, abilitati minime economice (gen finante-pentru-non-finantisti), management de proiect, lucrul in echipa, parghii de motivare, managementul timpului si prioritatilor, managementul conflictelor, managementul schimbarii, dezvoltare personala 4b2) cunostinte minime despre “ce urmeaza”: indicatori de performanta si KPI, balance scorecards, sisteme de MP, etape si posibile riscuri aferente etc 4b3) nivel minim de motivatie: care trebuie evaluat, eventual stimulat
5	Asigurarea leadershipului necesar managementului schimbarilor si a riscurilor – pentru suita de schimbari voluntare, care pot “obosi” colectivele / organizatia: Asigurarea  competentelor la nivel de manageri (si/sau lideri ai schimbarilor) pe urmatoarele 2 paliere: 5a) nivel individual: dezvoltare personala voluntara/constienta (planificata), din perspectiva rolurilor asumate, cu indicatori si tinte cuantificate, planificate in timp si referitor la care au perseverenta necesara si stapanesc ciclul PDCA,  etc 5b) la nivelul colectivelor/grupurilor (in contextual unui proiect, activitate, obiectiv): - ca pot intelege diferentele dintre competentele necesare, cele existente si alternativele umplerii golurilor existente (corelat cu mangementul riscurilor si tipul de comunicari asociate) -  competente de comunicare, motivare, interventie (si management al conflictelor – inerente) Note: - cei care vor avea un rol activ in schimbarile organizatiei, este necesar a avea o maturitate emotionala si de viata adecvata, astfel incat sa poata schita (macar) un "model" constientizat (la nivel individual si apoi organizational) de schimbare in relatiile cu altii. - caci numai dupa ce constientizezi existenta, utilitatea si nevoia unui demers planificat de-a lungul caruia vor fi necesare multe mici ajustari – functie de oamenii din colectivele pe care le coordonezi/influentezi – ai putea avea sanse rezonabile sa duci o schimbare in directiile dorite, deci sa intervii asupra lui 3) esti in stare sa comunici/implici grupuri mai mari in procese (sustenabile) de schimbare? Dar daca "puterea" celorlalti (pasiva/activa, (in)constienta, valori etc) este mai mare?